for

missionsorganisationers ERFA-grupper i DMR-fællesskabet

1. Indledning

Dansk Missionsråds styrende organer har under hensyntagen til økonomi og hensigtsmæssighed bestemt, at DMR skal fungere under en minimalmodel, der kun muliggør, at DMR varetager en udvalgt gruppe af fælles opgaver, idet der ikke er grundlag for i DMR-sekretariatet at opbygge ressourcer og kompetancer til at kunne løse den meget brede vifte af spørgsmål og opgaver, som opstår i medlemsorganisationerne. Derfor vil en række spørgsmål af bl.a. teknisk-/administrativ art skulle løses på anden vis af den enkelte missionsorganisation individuelt eller gennem et direkte samarbejde mellem flere organisationer med samme problemstilling.

Over en årrække er der blevet etableret ERFA-grupper, hvor kompetente personer på funktionsniveau mødes til generel samtale og for at drøfte og forholde sig til anliggender/udfordringer/problemer inden for deres arbejdsområde. P.t. fungerer ERFA-grupper for medarbejdere i økonomi-, information-, personale-/missions-, lands- og generalsekretariater. Generelt vil ERFA-gruppemedlemmer være de personer i miljøet af missionsorganisationer, der mest kompetent kan identificere og løse konkrete problemstillinger inden for deres funktionsområde. Det er derfor fællesskabets ønske - inden for den uformelle ERFA-gruppe-struktur - såvidt muligt at udnytte denne kompetance i konkret problemløsning.

1. DMR-ERFA-gruppers funktioner

Normalt forstås ERFA-grupper som uforpligtende samtalefora uden relation til konkret opgaveløsning. Dette element af uforpligtende - men ofte nyskabende - samtale skal fortsat være det bærende element i ERFA-gruppernes liv og virke. Denne form for erfaringsopsamling og læring vil fortsat udgøre gruppernes hovedaktivitet.

Men for at imødekomme behovet for at kunne aktivere en struktur til løsning af funktionsbestemte projektopgaver, opfordres ERFA-grupperne i DMR-regi tillige til på fællesskabets vegne at overvåge udviklinger og takle konkrete problemer af fælles karakter. Dette sker allerede i udstrakt grad gennem den generelle samtale i grupperne og gennem gruppemedlemmernes løbende kommunikation.

Såfremt der opstår

1. ad hoc projektopgaver
2. opgaver/problemer af rimelig bred, fælles interesse
3. opgaver/problemer, som kræver en større udredning og som ligger ud over, hvad der normalt må forventes, at ansvarlige funktionsledere selv løser,

anmodes ERFA-gruppen finde en løsning på problemet gennem en selvdefineret og selvforvaltet proces.

Gruppen selv

1. definerer, om opgaven/problemet er af en sådan karakter, at man ønsker at arbejde for en løsning i fællesskab
2. anviser en vej til opgaveløsning: gennem uddelegering til en enkeltperson i gruppen, nedsættelse af en ad hoc-arbejdsgruppe, indkøb af ekstern hjælp.
3. formidler resultater ind i DMR-fællesskabet - gennem E-mail, opslag på DMRs hjemmeside, korrespondance til DMRs medlemsorganisationer, mv.

1. Deltagelse

Grupperne skal gerne principielt være åbne for deltagere fra alle selskaber i DMRs medlemskreds, men vil reelt kun bestå af en mindre (mere håndterlig) gruppe af organisationsansatte.

Der forventes ikke et bestemt mødemønster og aktivitetsniveau for den enkelte gruppe. Det

er op til gruppen selv at aftale dette. Men det vil normalt være hensigtsmæssigt med mindst to møder pr. år.

Ingen missionsorganisations medarbejder eller frivillige kan pålægges at skulle deltage i en ERFA-gruppe.

Såfremt gruppen for en tid eller permanent finder det hensigtsmæssigt at etablere et lille underudvalg kan den gøre dette.

ERFA-grupper kan altid rejse spørgsmål og anliggender over for DMRs bestyrelse til kommentering, behandling og løsning i regi af DMRs bestyrelse.

Såfremt en gruppe vælger at opløse sig tages det som udtryk for, at den ikke længere er nødvendig.

1. Kommunikation

Såvidt muligt anbefales, at en række generelle informationer og mindre emner klares løbende gennem enkel e-mail-kommunikation mellem gruppens medlemmer. DMR kan oprette en E-mail-konference såfremt dette ønskes.

Via DMRs hjemmeside for medlemsorganisationer (www.dmr.org) opsættes særlige afsnit med relevant information for/fra de enkelte ERFA-gruppers funktionsområder. Denne information er åben for alle i DMR-medlemskredsen. Foruden dokumentation og information, der indlægges af DMRs sekretariat, bestemmer ERFA-gruppen selv omfang og indhold på siden under hensyntagen arbejdet med vedligholdelse heraf.

1. Ledelse

Det anbefales, at gruppen udpeger en leder for gruppen for 2 år ad gangen. Gruppelederen bør være blandt de 3-4 mest erfarne i gruppen.

Gruppelederens funktion er

1. at indkalde gruppen til møder og tilrettelægge dagsorden
2. være kontaktperson til gruppen fra DMRs sekretariat og bestyrelse
3. være kontaktperson til gruppen mht. grupperelevant information, der tilsendes DMR
4. være budgetansvarlig
5. kommunikation af nødvendig og relevant information til DMR-fællesskabet via E-mail, Internet, m.v.

1. Omkostningsdækning

I DMRs budget er afsat et beløb til indkøb af eksperthjælp

1. når det skønnes, at der ikke er kompetancer i gruppen/missionsorganisationerne til løsning af opgaven
2. når en opgaves omfang er af en sådan omfang og af så almen interesse for DMR-organi­sationer, at det må anses for rimeligt, at en ansat i en given missionsorganisation refunderes for medgået tid hertil. Der anmodes om, at der generelt udvises en restriktiv holdning mht. den form for refusion, idet DMR-fællesskabet fungerer bedst i en ånd af fællesskab og storsind indenfor rimelighedens grænser.

Hver ERFA-gruppe kan selvstændigt disponere over kr. 5.000 pr. år til fx kursus-arrangementer m.v. ERFA-gruppens leder er ansvarlig for budgetbeløbet og påtegning af bilag m.v.

Såfremt der opstår behov herudover skal det ske ved aftale med DMRs generalsekretær.

Udgiftsbilag sendes i påtegnet stand direkte til DMRs administrator.

1.  Funktionsbeskrivelsens status